Preise kalkulieren als Selbstständiger

Die häufigste Preisfehler bei Gründern: den Stundensatz aus dem Angestelltengehalt ableiten. Ein Angestellter mit 4.000 € brutto rechnet 4.000 / 160 Stunden = 25 €/Stunde — und setzt das als Freelance-Rate an. Das funktioniert nicht, weil Steuern, Sozialversicherung, Betriebskosten und nicht fakturierbare Zeit fehlen. Der korrekte Mindeststundensatz liegt typisch 3–4× höher als die naive Rechnung.

Wie berechne ich meinen Mindeststundensatz?

Rückwärtsrechnung: Ziel-Nettoeinkommen + Steuern/SV + Betriebskosten = Jahres-Mindestumsatz. Geteilt durch fakturierbare Stunden (ca. 1.200–1.400/Jahr) ergibt den Mindeststundensatz.

Schritt 1 — Ziel-Nettoeinkommen: Was soll am Monatsende netto auf dem Privatkonto sein? Für die Kalkulation ein realistisches Ziel wählen, z. B. 4.000 €/Monat = 48.000 €/Jahr.

Schritt 2 — Steuern und Sozialabgaben: Einkommensteuer (ca. 25–35 % bei 48.000–80.000 € Gewinn), Krankenversicherung (ca. 800 €/Monat als Selbstständiger), Rentenvorsorge (empfohlen 500 €/Monat). Faustformel: 40 % Aufschlag auf das Nettoeinkommen. 48.000 € × 1,4 = 67.200 €.

Schritt 3 — Betriebskosten: Büro/Coworking (0–500 €), Software/Tools (100–300 €), Versicherungen (100–300 €), Weiterbildung (100–200 €), Buchhaltung/Steuerberater (100–300 €), Marketing (0–200 €), Sonstiges (100–200 €). Typisch: 800–1.500 €/Monat = 10.000–18.000 €/Jahr. Gesamtbedarf: 67.200 + 14.000 = 81.200 €/Jahr.

Schritt 4 — Fakturierbare Stunden: Von 52 Wochen fallen weg: 6 Wochen Urlaub/Krankheit, 2 Wochen Feiertage = 44 Arbeitswochen. Pro Woche sind realistisch 25–28 Stunden fakturierbar (Rest: Akquise, Admin, Buchhaltung, Weiterbildung). 44 × 26 = 1.144 Stunden/Jahr.

Schritt 5 — Mindeststundensatz: 81.200 € / 1.144 Stunden = 71 €/Stunde netto. Das ist der Mindest-Stundensatz, um das Ziel-Nettoeinkommen zu erreichen. Empfehlung: 20 % Gewinnmarge addieren = ca. 85 €/Stunde.

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Stundensatz, Tagessatz oder Festpreis — wann passt was?

Stundensatz bei offenem Umfang (Beratung, Support), Tagessatz bei Vor-Ort-Einsätzen, Festpreis bei klar definierten Projekten. Hybridmodelle sind für die meisten Solopreneurs die beste Wahl.

Stundensatz (65–150 € netto): Transparent, flexibel, für den Kunden nachvollziehbar. Risiko: der Freelancer wird für Effizienz bestraft (schneller = weniger Umsatz). Passt bei: Beratung, laufendem Support, offenen Projekten.

Tagessatz (500–1.200 € netto): Standard bei Vor-Ort-Einsätzen (Workshops, Trainings, Interim-Management). Vorteil: weniger Diskussion über einzelne Stunden. Typische Faustregel: Tagessatz = Stundensatz × 8 mit 10–15 % Rabatt.

Festpreis (projekt-spezifisch): Planbar für den Kunden, Gewinn-Potenzial für den Freelancer (wenn schneller als kalkuliert). Risiko: Scope-Creep, Mehraufwand auf eigene Kosten. Nur bei klar definiertem Umfang mit schriftlicher Leistungsbeschreibung.

Hybrid: Festpreis für den definierten Kern + Stundensatz für Änderungswünsche. Der fairste Ansatz für beide Seiten — Planbarkeit plus Flexibilität.

Wie gehe ich mit Preisverhandlungen um?

Drei Grundsätze: den eigenen Wert kennen (Kalkulation!), nicht als Erster den Preis nennen und bei Preisdruck den Umfang reduzieren statt den Preis senken.

Wert kennen: Wer seinen Mindeststundensatz berechnet hat, weiß, ab welchem Punkt der Auftrag unwirtschaftlich wird. Das gibt Verhandlungssicherheit — kein ‚Bauchgefühl‘, sondern eine Zahl.

Nicht als Erster nennen: ‚Was ist Ihr Budget für dieses Projekt?‘ gibt dem Freelancer die Chance, sein Angebot am Rahmen des Kunden auszurichten — oft höher als die eigene erste Nennung wäre.

Umfang reduzieren, nicht Preis: Wenn der Kunde 20 % weniger zahlen will, 20 % Leistung streichen. ‚Für dieses Budget kann ich Version A liefern (ohne Feature X und Y). Für die Vollversion liegt der Preis bei Z.‘ Das hält den Stundensatz konstant und signalisiert Professionalität.

Rabatte nur strategisch: Langfrist-Rahmenverträge (12+ Monate), Referenz-Projekte (mit Fallstudie) oder Vorauszahlung — das sind legitime Gründe für 5–10 % Nachlass. ‚Einfach so‘ billiger werden trainiert den Kunden, immer zu verhandeln.

Häufige Fragen

Praxis-Fragen zur Preiskalkulation.

Wie finde ich heraus, was die Konkurrenz verlangt?

Branchenverbände (BDU für Berater, AGD für Designer) veröffentlichen Honorarspiegel. Freelancer-Plattformen (Gulp, Freelancermap) zeigen marktübliche Stundensätze nach Fachgebiet und Erfahrung. Vorsicht: Plattform-Preise liegen oft unter dem Markt.

Soll ich Stundensätze auf meiner Website veröffentlichen?

Selten empfehlenswert. Veröffentlichte Preise ziehen Preisvergleicher an und schließen Verhandlungsspielraum aus. Besser: Preisrahmen nennen (‚Projekte ab X €‘) und individuell kalkulieren.

Wie gehe ich mit dem Einwand ‚zu teuer‘ um?

Nachfragen: ‚Im Vergleich wozu?‘ Oft vergleichen Kunden Freelancer-Preise mit Angestelltenkosten — das ist kein fairer Vergleich (keine SV, kein Büro, keine Ausfallzeiten). Den Wert der Leistung betonen, nicht den Preis verteidigen.

Quellen

Quellen zur Preiskalkulation.

• BDU — Honorarspiegel Unternehmensberatung.
• AGD — Vergütungstarifvertrag Design (Orientierungswerte).
• Gulp / Freelancermap — Stundensatz-Analysen nach Fachgebiet und Erfahrung.
• IHK — Kalkulationshilfen für Gründer und Selbstständige.