Deine Rechnung ist mehr als ein Zahlungswunsch – sie ist ein Steuerdokument, das das Finanzamt jederzeit prüfen kann, und die Grundlage dafür, dass dein Kunde die Vorsteuer ziehen darf. Fehlt eine Pflichtangabe, riskierst du Rückfragen, verzögerte Zahlungen und im schlimmsten Fall Ärger bei der Betriebsprüfung. Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, wie du 2026 rechtssichere Rechnungen schreibst – inklusive der E-Rechnungs-Fristen, die gerade alles verändern.
Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht nach § 14 UStG neun Pflichtangaben – von der fortlaufenden Rechnungsnummer bis zum ausgewiesenen Steuersatz. Seit 1.1.2025 musst du E-Rechnungen empfangen können; noch bis Ende 2026 darfst du selbst Papier oder PDF versenden, ab 2027 gilt die Versandpflicht für Umsätze über 800.000 Euro, ab 2028 für alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben dauerhaft vom E-Rechnungs-Versand befreit.
Welche Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung?
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung neun Angaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, eine fortlaufende einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, den Steuersatz samt Steuerbetrag – oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Bei der Rechnungsnummer gilt: fortlaufend und einmalig, aber nicht zwingend lückenlos ab 1. Viele Selbstständige starten aus Diskretionsgründen mit einem Format wie 2026-0147, damit der erste Kunde nicht sieht, dass er Kunde Nummer eins ist – das ist völlig zulässig. Wichtig ist nur, dass keine Nummer doppelt vergeben wird und das System nachvollziehbar bleibt.
Eine Erleichterung gibt es für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto: Hier reichen dein Name und deine Anschrift, das Rechnungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz. Rechnungsnummer und Kundenanschrift sind dann verzichtbar – praktisch für Barverkäufe und Kleinaufträge. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du generell keine Umsatzsteuer aus, musst dafür aber einen Befreiungshinweis ergänzen, etwa: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht 2026 für Selbstständige?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland – auch Solo-Selbstständige und Freiberufler – E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gilt eine Staffelung: Noch bis 31.12.2026 darfst du Papier- oder PDF-Rechnungen an Geschäftskunden schicken, ab 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz strukturierte E-Rechnungen versenden, ab 1.1.2028 gilt die Pflicht für alle B2B-Umsätze im Inland.
Wichtig: Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per Mail. Gemeint sind strukturierte Formate nach der Norm EN 16931 – in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Ein normales PDF gilt ab Ende der Übergangsfristen nur noch als „sonstige Rechnung“ und erfüllt die Pflicht nicht. Für den Empfang reicht formal ein E-Mail-Postfach; zum Anzeigen und Archivieren der XML-Daten brauchst du aber ein Tool – moderne Buchhaltungsprogramme haben das längst eingebaut.
Zwei Gruppen können durchatmen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom E-Rechnungs-Versand befreit (empfangen können müssen sie trotzdem), und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Rechnungen an Privatkunden (B2C) gilt die Pflicht ebenfalls nicht. Mein Rat trotzdem: Stell schon 2026 auf ein Tool um, das ZUGFeRD ausgibt – dann ist der Stichtag für dich ein Nicht-Ereignis und viele Geschäftskunden erwarten es ohnehin schon heute.
Wie setzt du Zahlungsziele richtig und was gilt bei der Aufbewahrung?
Ohne abweichende Vereinbarung ist eine Rechnung sofort fällig; spätestens 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit gerät ein Geschäftskunde auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 BGB). Üblich und empfehlenswert sind klar formulierte Zahlungsziele von 7 bis 14 Tagen mit konkretem Datum. Aufbewahren musst du Rechnungen seit der Reform durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV acht Jahre lang – revisionssicher und bei E-Rechnungen im strukturierten Originalformat.
Formuliere das Zahlungsziel immer mit Datum statt mit Floskeln: „Zahlbar bis 28.07.2026″ wirkt stärker als „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ und nimmt dem Kunden jede Rechenarbeit. Skonto kann als Anreiz funktionieren – 2 % bei Zahlung binnen 7 Tagen –, kostet dich aber real Marge und lohnt sich vor allem bei größeren Beträgen und chronisch langsamen Zahlern. Gerät ein Kunde in Verzug, darfst du Verzugszinsen (bei B2B 9 Prozentpunkte über Basiszins) und die 40-Euro-Verzugspauschale berechnen.
Bei der Archivierung zählt das Original: Eine per E-Mail erhaltene E-Rechnung musst du elektronisch und unveränderbar aufbewahren – der Papierausdruck im Ordner genügt nicht. GoBD-konforme Buchhaltungstools lösen das automatisch. Und noch ein Praxistipp: Verbinde dein Rechnungstool mit einem separaten Geschäftskonto, dann siehst du offene Posten auf einen Blick und die Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung schrumpft auf Minuten.
Häufige Fragen zum Rechnungen schreiben
Darf ich Rechnungen einfach in Word oder Excel schreiben?
Grundsätzlich ja, solange alle Pflichtangaben enthalten sind – aber es ist riskant und bald überholt. Word- und Excel-Rechnungen sind nicht GoBD-konform unveränderbar, fehleranfällig bei Rechnungsnummern und können keine strukturierten E-Rechnungen erzeugen. Spätestens mit Blick auf 2027/2028 führt an einem Rechnungstool kein Weg vorbei.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe auf der Rechnung fehlt?
Dein Geschäftskunde verliert den Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung – und wird sie dir zurückschicken. Du kannst fehlerhafte Rechnungen berichtigen, indem du ein Korrekturdokument mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer ausstellst. Niemals die Originalrechnung einfach löschen und neu schreiben.
Muss ich als Freiberufler auch E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 1.1.2025 für alle Unternehmer im B2B-Bereich, unabhängig von Größe und Rechtsform – auch für Freiberufler und Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach plus ein Tool, das XRechnung/ZUGFeRD lesen kann, genügt.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre – die Frist wurde mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. E-Rechnungen müssen im elektronischen Originalformat archiviert werden.
Darf ich Rechnungen ins Ausland ohne Umsatzsteuer stellen?
Bei B2B-Leistungen an Unternehmen in der EU greift meist das Reverse-Charge-Verfahren: Du stellst netto und ergänzt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ plus beide USt-IdNrn. Bei Drittland und B2C gelten Sonderregeln – im Zweifel kurz mit dem Steuerberater klären.
Quellen
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- IHK Frankfurt: E-Rechnungspflicht – Fristen und Formate
Ich sehe in der Praxis zwei Fehler immer wieder: Selbstständige, die ihre Rechnungen zu spät schreiben, und solche, die sie zu kompliziert aufsetzen. Schreib die Rechnung am Tag der Leistungserbringung – jede Woche Verzögerung ist ein zinsloser Kredit an deinen Kunden. Und investiere die 10–20 Euro im Monat in ein ordentliches Rechnungstool, statt an Word-Vorlagen zu basteln: Es erledigt Pflichtangaben, Nummernkreise, E-Rechnung und Archivierung nebenbei. Die E-Rechnungspflicht ist kein Bürokratiemonster, sondern der beste Anlass seit Jahren, die eigene Rechnungsstellung einmal sauber aufzusetzen.
- ✅ Neun Pflichtangaben nach § 14 UStG – fehlt eine, ist der Vorsteuerabzug deines Kunden in Gefahr.
- ✅ E-Rechnung: Empfang seit 2025 Pflicht, Versand ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. 2028 für alle – Kleinunternehmer bleiben beim Versand befreit.
- ✅ Zahlungsziel mit konkretem Datum formulieren; nach 30 Tagen gerät der B2B-Kunde automatisch in Verzug.
- ✅ Rechnungen 8 Jahre revisionssicher aufbewahren – E-Rechnungen im strukturierten Originalformat, nicht als Ausdruck.
