Die E-Rechnung ist keine Zukunftsmusik mehr: Seit dem 1. Januar 2025 musst du als Selbstständiger E-Rechnungen empfangen können – und die Uhr für die Versandpflicht tickt. 2026 ist das letzte volle Jahr, in dem du im B2B-Geschäft noch uneingeschränkt Papier- und PDF-Rechnungen verschicken darfst. Hier erfährst du, welche Fristen gelten, welche Formate anerkannt sind und was du konkret bis Ende 2026 erledigen solltest.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – auch Freelancer und Kleinunternehmer. Bis Ende 2026 darfst du im B2B-Bereich noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2027 wird der E-Rechnungs-Versand für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz Pflicht, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Anerkannte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x.
Was gilt 2026 bei der E-Rechnung für Selbstständige?
2026 gilt für dich als Selbstständigen eine klare Zweiteilung: Die Empfangspflicht für E-Rechnungen besteht bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen ohne Ausnahme – die Versandpflicht dagegen greift noch nicht. Du darfst deinen Geschäftskunden 2026 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen, musst aber jede strukturierte E-Rechnung annehmen und verarbeiten können.
Wichtig zu verstehen: Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Seit der Neudefinition in § 14 UStG ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, der elektronisch übermittelt und maschinell verarbeitet werden kann. Ein klassisches PDF gilt seit 2025 rechtlich als „sonstige Rechnung“ – genau wie Papier. Für die Empfangspflicht reicht in der Praxis ein E-Mail-Postfach: Wenn dir ein Lieferant eine XRechnung als XML-Datei schickt, musst du sie akzeptieren – du darfst sie nicht zurückweisen und stattdessen ein PDF verlangen.
Das Bundesfinanzministerium hat die Details zuletzt im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 präzisiert – unter anderem zur Archivierung: Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD genügt es, den strukturierten XML-Teil revisionssicher aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre.
Ab wann musst du selbst E-Rechnungen versenden?
Die Versandpflicht kommt gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung stellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen – unabhängig von Umsatz und Größe, also auch für Solo-Selbstständige und Freelancer.
Für die meisten Selbstständigen ist damit der 1. Januar 2028 das entscheidende Datum. Liegt dein Umsatz 2026 über 800.000 €, bist du schon ein Jahr früher dran. Entscheidend ist dabei immer der Vorjahresumsatz: Für die Pflicht ab 2027 zählt dein Umsatz aus 2026.
Von der Versandpflicht ausgenommen bleiben auch danach: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen sowie Rechnungen an Privatkunden (B2C). Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen zu versenden – empfangen können müssen sie sie trotzdem.
Als anerkannte Formate haben sich zwei Standards etabliert: Die XRechnung ist ein reines XML-Format und vor allem bei öffentlichen Auftraggebern Standard. ZUGFeRD (ab Version 2.x) ist ein Hybridformat – ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz, das Mensch und Maschine gleichermaßen lesen können. Für den Einstieg ist ZUGFeRD meist die angenehmere Wahl, weil deine Kunden weiterhin ein gewohntes PDF-Bild sehen.
Wie bereitest du dich 2026 konkret vor?
Drei Schritte reichen, um bis Ende 2026 E-Rechnungs-fähig zu sein: erstens ein geordnetes Empfangspostfach mit revisionssicherer Archivierung, zweitens ein Rechnungsprogramm, das XRechnung und ZUGFeRD erzeugen kann, und drittens ein Prozess-Check deiner Eingangsrechnungen – wer schickt dir schon XML, wer noch PDF?
In der Praxis heißt das: Lege eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen fest (etwa rechnung@deine-domain.de) und archiviere eingehende XML-Dateien unverändert – die GoBD verlangen, dass das Original acht Jahre lang unveränderbar bleibt. Zum Lesen einer XRechnung genügt übrigens ein kostenloser Viewer, etwa der Quba-Viewer.
Beim Rechnungsprogramm musst du 2026 nichts überstürzen, aber der Umstieg lohnt sich früh: Fast alle gängigen Tools – von Lexware Office über sevdesk bis Papierkram – erzeugen inzwischen E-Rechnungen per Klick. Wenn du deine Fakturierung ohnehin noch in Word oder Excel machst, ist die E-Rechnungspflicht der richtige Anlass für den Wechsel. Denn ab 2028 ist ein selbst gebautes Word-PDF im B2B-Geschäft schlicht keine gültige Rechnung mehr, und dein Kunde verliert damit den Vorsteuerabzug.
Ein Nebeneffekt, den viele unterschätzen: Strukturierte Rechnungsdaten beschleunigen die Bezahlung. Große Auftraggeber verarbeiten E-Rechnungen automatisiert – deine Rechnung landet nicht mehr in einem Papierstapel, sondern direkt im Freigabe-Workflow.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist seit 2025 rechtlich eine „sonstige Rechnung“ wie Papier. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz nach EN 16931 – etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Versandpflicht ausgenommen. Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen und archivieren können – diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze, also Rechnungen zwischen Unternehmen. An Privatkunden (B2C) darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen – eine E-Rechnung ist dort nur mit Zustimmung des Empfängers möglich.
Was passiert, wenn ich ab 2028 weiterhin PDF-Rechnungen verschicke?
Deine Rechnung erfüllt dann nicht mehr die Anforderungen des § 14 UStG. Dein Geschäftskunde kann daraus keine Vorsteuer ziehen und wird die Rechnung zurückweisen – du riskierst Zahlungsverzögerungen und Ärger bei der Betriebsprüfung.
Brauche ich für den Empfang spezielle Software?
Nein, für die reine Empfangspflicht genügt ein E-Mail-Postfach. Zum Anzeigen von XML-Rechnungen gibt es kostenlose Viewer, und die Archivierung kann über dein Buchhaltungstool oder ein GoBD-konformes Ablagesystem laufen.
Quellen
- Bundesfinanzministerium – FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung
- Taxaro – E-Rechnung 2026: Pflichten und Fristen im Überblick
- Ecovis KSO – Hinweise zum BMF-Schreiben vom 15.10.2025
- Lexware – E-Rechnungen und Pflichten für B2B-Unternehmen
Viele Selbstständige schieben die E-Rechnung auf, weil „erst 2028 Pflicht“ nach viel Zeit klingt. Aus meiner Sicht ist das die falsche Rechnung: Die Empfangspflicht gilt längst, große Kunden stellen ihre Prozesse schon jetzt um, und wer 2026 freiwillig auf ZUGFeRD umsteigt, hat den Umstieg ohne Druck erledigt – und wird von Konzernkunden schneller bezahlt. Der Aufwand ist mit einem modernen Rechnungstool ein Nachmittag, nicht ein Projekt.
- ✅ Empfangspflicht gilt seit 1. Januar 2025 für alle – auch Freelancer und Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen annehmen und acht Jahre archivieren.
- ✅ Versandpflicht kommt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle B2B-Rechnungen.
- ✅ Ein PDF ist keine E-Rechnung – gültig sind nur strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD 2.x.
- ✅ Ausnahmen bleiben: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, B2C-Rechnungen und der Versand durch Kleinunternehmer.
