Eine Rechnung ohne korrekte Pflichtangaben kann dich bares Geld kosten: Dein Kunde darf die Vorsteuer nicht ziehen, das Finanzamt kann bei der Betriebsprüfung nachhaken und im schlimmsten Fall wartest du Wochen auf dein Geld, weil die Rechnung zur Korrektur zurückkommt. Dabei ist das Thema mit einer Checkliste in fünf Minuten sauber gelöst. Hier bekommst du alle Pflichtangaben nach § 14 UStG im Überblick – inklusive der Sonderregeln für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer.
Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht nach § 14 Abs. 4 UStG zehn Pflichtangaben – von deinem vollständigen Namen über die fortlaufende Rechnungsnummer bis zum ausgewiesenen Steuersatz. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten Erleichterungen, Kleinunternehmer müssen auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG hinweisen. Rechnungen musst du seit 2025 acht Jahre aufbewahren.
Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?
Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG zehn Pflichtangaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt, den Steuersatz sowie den Steuerbetrag.
Im Detail bedeutet das für deine Rechnungsstellung:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers – also deine Geschäftsadresse, wie sie beim Finanzamt gemeldet ist.
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers – dein Kunde mit korrekter Firmierung.
- Steuernummer oder USt-IdNr. – eine von beiden reicht; im B2B-Geschäft wirkt die USt-IdNr. professioneller und schützt deine private Steuernummer.
- Ausstellungsdatum – das Datum, an dem du die Rechnung schreibst.
- Fortlaufende Rechnungsnummer – einmalig vergeben, lückenlos nachvollziehbar. Ein Nummernkreis wie 2026-001, 2026-002 genügt.
- Menge und Art der Leistung – handelsübliche Bezeichnung, keine schwammigen Sammelbegriffe wie „Beratungsleistungen pauschal“.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung – der Leistungsmonat reicht aus.
- Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt – der Nettobetrag, plus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto oder Rabatt.
- Steuersatz und Steuerbetrag – 19 % oder 7 %, als Betrag ausgewiesen.
- Hinweis auf Steuerbefreiung – falls eine greift, etwa die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Für deinen Kunden heißt das: kein Vorsteuerabzug. Für dich heißt das in der Praxis: Die Rechnung kommt zurück, dein Zahlungsziel beginnt von vorn und deine Liquidität leidet.
Welche Erleichterungen gelten bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro?
Für Rechnungen bis 250 € brutto gilt die vereinfachte Kleinbetragsregelung nach § 33 UStDV: Du brauchst nur deinen Namen und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Bruttoentgelt mit dem anzuwendenden Steuersatz. Empfängerdaten, Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungszeitpunkt dürfen entfallen.
Das ist der Grund, warum ein Tankstellenbeleg oder eine Restaurantquittung als Betriebsausgabe durchgeht, obwohl dein Name nirgends auftaucht. Wichtig ist die Grenze: 250 € brutto, also inklusive Umsatzsteuer. Liegt die Rechnung auch nur einen Cent darüber, gelten wieder alle zehn Pflichtangaben. Für deine eigene Rechnungsstellung lohnt sich die Vereinfachung selten – wenn du ohnehin mit einem Rechnungsprogramm arbeitest, erzeugst du besser immer vollständige Rechnungen. Dann gibt es keine Diskussionen, egal wie hoch der Betrag ist.
Ebenfalls von den vollen Pflichtangaben ausgenommen sind Fahrausweise wie Bahn- oder Flugtickets. Auch sie gelten als ordnungsgemäße Rechnung, obwohl sie nicht alle Angaben enthalten.
Was müssen Kleinunternehmer auf der Rechnung angeben?
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus – dafür ist der Hinweis auf die Steuerbefreiung Pflicht. Eine Formulierung wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ genügt. Alle übrigen Pflichtangaben bleiben bestehen: Namen, Anschriften, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung und Entgelt.
Seit der Reform zum 1. Januar 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung, wenn dein Umsatz im Vorjahr maximal 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Der häufigste und teuerste Fehler in dieser Konstellation: Ein Kleinunternehmer weist versehentlich 19 % Umsatzsteuer aus – etwa weil das Rechnungstool falsch konfiguriert ist. Dann schuldest du diese Steuer dem Finanzamt nach § 14c UStG, obwohl du sie gar nicht hättest erheben dürfen. Die Korrektur ist möglich, aber aufwendig.
Ein zweiter Stolperstein betrifft die Aufbewahrung: Seit 2025 musst du Rechnungen acht Jahre lang aufbewahren (vorher zehn Jahre) – das gilt für Ein- und Ausgangsrechnungen gleichermaßen, auch als Kleinunternehmer. Digital archiviert genügt, solange die Dateien unveränderbar und lesbar bleiben.
Häufige Fragen zu Pflichtangaben auf Rechnungen
Ist eine Rechnung ohne Steuernummer gültig?
Nein. Ohne Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG – dein Kunde kann die Vorsteuer nicht ziehen und darf die Rechnung zurückweisen. Einzige Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
Dürfen Rechnungsnummern Lücken haben?
Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein, kleinere Lücken (etwa durch stornierte Entwürfe) sind aber unschädlich, solange du sie erklären kannst. Kritisch wird es erst, wenn das Finanzamt aus systematischen Lücken auf nicht erfasste Umsätze schließt.
Kann ich eine fehlerhafte Rechnung einfach neu schreiben?
Ja, du kannst eine Rechnung berichtigen – entweder durch ein Korrekturdokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, oder durch Storno und Neuausstellung. Wichtig: Die alte Rechnung nicht einfach löschen, sondern nachvollziehbar dokumentieren.
Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu stellen?
Bei Leistungen an andere Unternehmer musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung ausstellen. Für deine Liquidität gilt trotzdem: so schnell wie möglich – am besten direkt nach Abschluss des Auftrags.
Gelten die Pflichtangaben auch für E-Rechnungen?
Ja, vollständig. Die E-Rechnung ändert nur das Format (strukturiertes XML statt PDF oder Papier), nicht den Inhalt. Alle zehn Pflichtangaben müssen auch in einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung enthalten sein.
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge (gesetze-im-internet.de)
- IHK Region Stuttgart – Pflichtangaben für Rechnungen
- sevdesk – Kleinbetragsrechnung: Grenze und Pflichtangaben
Ich sehe in der Praxis immer wieder, dass Selbstständige ihre Rechnungen jahrelang mit demselben fehlerhaften Template schreiben – bis die erste Betriebsprüfung oder ein Konzernkunde mit strenger Eingangsprüfung kommt. Mein Rat: Nimm dir einmal 30 Minuten, gleiche dein Rechnungstemplate Punkt für Punkt mit der Checkliste ab und konfiguriere dein Rechnungsprogramm sauber. Danach läuft das Thema automatisch – und du diskutierst nie wieder mit einer Buchhaltungsabteilung über fehlende Angaben.
- ✅ Zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG – fehlt eine, verliert dein Kunde den Vorsteuerabzug und die Zahlung verzögert sich.
- ✅ Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen nur vier Angaben – für deine eigenen Ausgangsrechnungen trotzdem immer vollständig fakturieren.
- ✅ Kleinunternehmer: kein Umsatzsteuerausweis, aber Pflicht-Hinweis auf § 19 UStG – sonst droht Steuerschuld nach § 14c UStG.
- ✅ Aufbewahrungsfrist seit 2025: acht Jahre für alle Ein- und Ausgangsrechnungen, digital revisionssicher genügt.
